Projecten voor gegevensinvoer beheren

In de loop van routinematige activiteiten moeten gegevens in ERP-systemen zoals SAP worden ingevoerd. Er is een breed spectrum van projecten voor gegevensinvoer. Onderaan bevindt zich de situatie waarbij soms slechts een betrekkelijk klein aantal records moet worden ingevoerd, bijvoorbeeld minder dan 100 records per maand. Dat kan het beste handmatig worden gedaan. Aan de andere kant van het spectrum vinden we meer gecompliceerde gegevens met extreem grote aantallen records, bijvoorbeeld meer dan tien miljoen per maand. Voor dergelijke aantallen moet meestal de hulp worden ingeroepen van de IT-afdeling van een bedrijf om geautomatiseerde oplossingen te leveren via programmeren in ABAP of in sommige gevallen met hulpmiddelen als LSMW of CATT. Echter, middenin het spectrum bevindt zich een brede kloof en juist daarin vallen de meeste projecten voor gegevensinvoer.

Oplossingen voor processen voor het uploaden van gegevens

Sommige bedrijven hopen dat uitbesteding de kosten kunnen drukken die gepaard gaan met handmatige gegevensinvoer, maar dat voorkomt fouten niet en vermindert de verwerkingstijd evenmin. Hoewel sommige processen voor het uploaden van gegevens gebaat zijn door het verbeteren en onderhouden van een eigen programma, geldt dat niet voor de meeste.

Projecten voor het laden van gangbare gegevens zijn onder meer de volgende:

Gegevensinvoer

Invoer van nieuwe stam- of transactionele gegevens die op alle afdelingen van een bedrijf nodig is om de activiteiten soepel te laten verlopen. Enkele eenvoudige voorbeelden zijn nieuwe materialen en nieuwe verkooporders in de toelevering, activiteiten inhuren voor PZ, nieuwe inkooporders of contracten voor inkoop en journaalposten of facturen in Financiën.

Gegevensonderhoud

Algemene wijzigingen in stam- of transactionele SAP-gegevens op grond van gewijzigde zakelijke eisen. Dit is een routinematig bedrijfsproces dat gewoonlijk onder de verantwoordelijkheid valt van de eigenaar van het bedrijfsproces, de eigenaar van de gegevens of een gegevensbewaker zoals een materialenbeheerder, een analist van financiële gegevens of een PZ-analist.

Gegevensintegratie

Gegevens synchroniseren in meervoudig ongelijke productiesystemen. Veel bedrijven gebruiken systemen buiten de SAP-omgeving voor specifieke toepassingen, bijv. Siebel of SalesForce.com voor Customer Relationship Management (CRM) en PeopleSoft voor personeelszaken (PZ). De gegevens bij deze systemen moeten te allen tijde consistent blijven ter ondersteuning van belangrijke zakelijke beslissingen en activiteiten. Voorts zijn gegevens vaak afkomstig van externe zakenpartners, zoals van facturen van leveranciers en maandelijks bankafschriften die in uw SAP-systeem moeten worden geladen.

Gegevensimport

Gegevensimport (of gegevensmigratie en -conversie): Een kernactiviteit bij nieuwe SAP-implementaties, upgrades, samenvoegingen en consolidaties wegens aankopen. De nauwkeurige en tijdige algemene import van grote hoeveelheden gegevens in een SAP-systeem is van onschatbare waarde tijdens deze projecten en kan het investeringsrendement voor SAP-projecten verhogen.

Slimmere oplossingen van projecten van gegevensinvoer

Ongeacht de precieze zakelijke reden voor gegevensinvoer is de omvang daarvan meestal te groot voor handmatige invoer, dat enorm tijdrovend en foutgevoelig is. En in veel gevallen is het project te klein of te dringend om de ICT-afdeling te vragen om programma’s te schrijven voor het uploaden van gegevens, wat een belasting kan betekenen voor de technische mankracht van een bedrijf en meerdere dagen of zelfs weken kan vergen om te voltooien. Door zakelijke gebruikers in staat te stellen om taken als het laden van gegevens te automatiseren met gebruiksvriendelijke oplossingen van Winshuttle en tevens de noodzakelijke ICT-veiligheid en -controles te handhaven, kunnen bedrijven de productiviteit verhogen, de kosten van gegevensbeheer aanzienlijk terugdringen en hun doelmatigheid sterk opvoeren.

De hulpmiddelen van Winshuttle lossen deze problemen met SAP-gegevens op. Dank zij de kracht en de flexibiliteit van transactionSHUTTLE zijn al vele miljarden records automatisch overgedragen. De oplossingen van Winshuttle zijn in elke SAP-module en voor honderden verschillende transacties gebruikt. Feitelijk kan Winshuttle elke transactie automatiseren als er een transactiecode (tcode) is die via de gebruikersinterface van SAP toegankelijk is.